REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE 1(2)
Tämä on Jyväskylän Valmetin Eläkeläiset ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.01.2019
Rekisterinpitäjä
Jyväskylän Valmetin Eläkeläiset ry
Y-tunnus 2375797-0
Keltinmäentie 25 C 33
40640 Jyväskylä
www.jyval.fi
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jäsensihteeri Sirpa Koponen
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön, jäsenien ja sen entisten jäsenien jäsenrekisterin, kilpailuihin, lomiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilötietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Nimi
- Syntymäaika
- Lähiosoite ja kotipaikka
- Laskutusosoite
- Puhelin
- Sähköposti
- Luottamussuhde
- Liittymispäivä
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneksi hakevan jäsenhakemuksesta, jossa hän luovuttaa tietojaan. Jäsenrekisteriin tehtävistä muutoksista saadaan tieto jäseneltä kirjeitse, puhelimitse, sähköpostitse tai suullisesti.
2(2)
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi ( esim.kuljetus, matkat, postitus )
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisterin ylläpitäjä on Jyväskylän Valmetin Eläkeläiset ry, rekisteriä säilytetään paperiversiona sekä digitaalisesti.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Paperiversiot jäsenhakemuksista säilytetään mapeissa lukitussa kaapissa.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Jäsenillä on perustietojen tarkastamista ja korjaamista varten käyttäjätunnus (jäsennumero ja sähköpostiosoite) jäsenrekisteriin. Mikäli jäsen haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua muulla tavalla, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai puhelimitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla jäsenellä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muutokset tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuoja on viimeksi päivitetty. 06.02.2019